Nut en noodzaak flexibele schil
Flexibel werken heeft niet altijd een positieve uitstraling. De belangrijkste insteek voor flexibel werken lijkt vaak het reduceren van personeelskosten. En ja, flexibel werken kan leiden tot daling van personele kosten. Maar mijns inziens zou de belangrijkste reden voor flexibel werken het verhogen van de effectiviteit moeten zijn. Dat betekent dat een afdeling beter in staat is om kwaliteit te leveren. Hogere kwaliteit kan deels bereikt worden door reductie van het bekende hollen en stilstaan. Effectief flexibel werken is gunstig voor patiënt én medewerker. Ook kan het deels een oplossing bieden voor de bestaande vacaturedruk.
De werkelijke personele inzet varieert, maar vaak gaat de variatie van personele inzet niet gelijk op met de variatie in productie. Hierdoor is hoge en lage werklast een toevalligheid. Ik zie vaak dat de werklast met meer dan 60% varieert. De signalen uit de praktijk over hollen en stilstaan worden met deze cijfers bevestigd. De variatie in werklast hangt samen met hogere ervaren werkdruk. Met vooraf roosteren is deze variatie niet op te vangen omdat de zorgvraag niet altijd goed te voorspellen is. Enige mate van flexibel inspelen op de zorgvraag is daarom voor de hand liggend.
Vormen van flexibele personeelinzet
Binnen flexibel werken zijn vier niveaus te onderscheiden.
- Binnen de afdeling flexibiliteit zoeken
- Met gelijksoortige afdelingen samenwerken
- Binnen de organisatie een flexpool
- Externe inhuur flexibele medewerkers
Een flexpool is niet nodig aldus een leidinggevende van de flexpool. Een interessante mening, want een flexpool is vaak aanwezig. Mogelijk is de uitspraak bedoeld om aan te geven dat in bovenstaande niveau één en twee meer te halen valt. En daar ben ik het mee eens. Binnen de afdeling is veel te doen, ik zie wel eens dat een verpleegkundige ruim van tevoren is ingeroosterd voor administratief werk. Maar wat doen je dan als het druk is op de afdeling? Of als het mooi weer is en het is rustig op de afdeling, willen mensen dan toch ad-hoc vrij? En welk werk krijgt prioriteit bij drukte? En welk werk tijdens een rustige dienst? Door taken op het juiste moment te doen valt veel effectiviteit te bereiken.
Het personeel delen met andere afdelingen kan ook een wereld van verschil maken. In een ziekenhuis heb ik gezien dat samenwerkende afdelingen veel minder patiënten moesten weigeren en veel minder externen inhuur van personeel had. Dit leverde een financieel voordeel van € 300.000 per jaar op. Is flexibel werken dan werkelijk op kleine schaal te organiseren? Daarvoor is een analyse van de eigen situatie nodig.
Bepalen omvang flexibele schil
Om de eigen omvang van de flexibel werken te bepalen, kun je zelf rekenen met dit Excel bestand. En ja, vaak komt uit deze analyse dat met een beperkte flexibele werkwijze al veel te verbeteren valt. Vaak is het rooster namelijk gebaseerd op het aantal operationele bedden of maximaal aantal spreekuren, terwijl de werkelijke bezetting lager is. In Een paar FTE flexibele inzet helpt al. Ik ben benieuwd naar jullie eigen ervaringen.