Effectief flexibel werken!

Nut en noodzaak flexibele schil

Flexibel werken heeft niet altijd een positieve uitstraling. De belangrijkste insteek voor flexibel werken lijkt vaak het reduceren van personeelskosten. En ja, flexibel werken kan leiden tot daling van personele kosten. Maar mijns inziens zou de belangrijkste reden voor flexibel werken het verhogen van de effectiviteit moeten zijn. Dat betekent dat een afdeling beter in staat is om kwaliteit te leveren. Hogere kwaliteit kan deels bereikt worden door reductie van het bekende hollen en stilstaan. Effectief flexibel werken is gunstig voor patiënt én medewerker. Ook kan het deels een oplossing bieden voor de bestaande vacaturedruk.

De werkelijke personele inzet varieert, maar vaak gaat de variatie van personele inzet niet gelijk op met de variatie in productie. Hierdoor is hoge en lage werklast een toevalligheid. Ik zie vaak dat de werklast met meer dan 60% varieert. De signalen uit de praktijk over hollen en stilstaan worden met deze cijfers bevestigd. De variatie in werklast hangt samen met hogere ervaren werkdruk. Met vooraf roosteren is deze variatie niet op te vangen omdat de zorgvraag niet altijd goed te voorspellen is. Enige mate van flexibel inspelen op de zorgvraag is daarom voor de hand liggend.

Vormen van flexibele personeelinzet

Binnen flexibel werken zijn vier niveaus te onderscheiden.

  1. Binnen de afdeling flexibiliteit zoeken
  2. Met gelijksoortige afdelingen samenwerken
  3. Binnen de organisatie een flexpool
  4. Externe inhuur flexibele medewerkers

Een flexpool is niet nodig aldus een leidinggevende van de flexpool. Een interessante mening, want een flexpool is vaak aanwezig. Mogelijk is de uitspraak bedoeld om aan te geven dat in bovenstaande niveau één en twee meer te halen valt. En daar ben ik het mee eens. Binnen de afdeling is veel te doen, ik zie wel eens dat een verpleegkundige ruim van tevoren is ingeroosterd voor administratief werk. Maar wat doen je dan als het druk is op de afdeling? Of als het mooi weer is en het is rustig op de afdeling, willen mensen dan toch ad-hoc vrij? En welk werk krijgt prioriteit bij drukte? En welk werk tijdens een rustige dienst? Door taken op het juiste moment te doen valt veel effectiviteit te bereiken.

Het personeel delen met andere afdelingen kan ook een wereld van verschil maken. In een ziekenhuis heb ik gezien dat samenwerkende afdelingen veel minder patiënten moesten weigeren en veel minder externen inhuur van personeel had. Dit leverde een financieel voordeel van € 300.000 per jaar op. Is flexibel werken dan werkelijk op kleine schaal te organiseren? Daarvoor is een analyse van de eigen situatie nodig.

Bepalen omvang flexibele schil

Om de eigen omvang van de flexibel werken te bepalen, kun je zelf rekenen met dit Excel bestand. En ja, vaak komt uit deze analyse dat met een beperkte flexibele werkwijze al veel te verbeteren valt. Vaak is het rooster namelijk gebaseerd op het aantal operationele bedden of maximaal aantal spreekuren, terwijl de werkelijke bezetting lager is. In Een paar FTE flexibele inzet helpt al. Ik ben benieuwd naar jullie eigen ervaringen.

Introductie

Waarom deze blog?

Deze blog zal zich richten op handigheidjes, tips en ideeën over bedrijfsvoering in de zorg. De bijlagen zijn vrij te gebruiken, als kleine wederdienst vraag ik dan wel om feedback. Verbeteringen en ideeën zijn welkom. Ook als er vragen zijn om tips en tricks graag; Ga naar contact

Kun je meer halen uit de polikliniekrapportage?

Een basis polikliniekrapportage bestaat uit tellingen van het aantal consulten; gesplitst in eerste consulten en herhaalconsulten. De verhouding daartussen levert de herhaalfrequentie. In een verdiepingsrapport is vaak het aantal consulten per uitvoerende terug te vinden. Er zijn meer mogelijkheden om informatie weer te geven, vaak al met de beschikbare data. Verschillende artsen hebben mij gevraagd om meer details, hieronder wat voorbeelden.

Meer dan alleen een herhaalfrequentie

De herhaalfrequentie zegt natuurlijk iets over de werkwijze op de polikliniek. Per type behandeling is de herhaalfrequentie hoger of lager. Chronische patiënten versus niet chronisch maakt een wereld van verschil. Bijvoorbeeld bij de polikliniek kinderoncologie , daar was een herhaalfrequentie van ongeveer 30. Een verdere analyse liet zien dat patiënten jaren onder consult waren. Een goede aanvulling op de herhaalfrequentie bleek het aantal bezoeken per unieke patiënt. De verdeling van het aantal bezoeken per patiënt is goed weer te geven in een histogram.

Relatie tot behandeling / operatie

Interessant is ook het aantal consulten voor patiënten die bijvoorbeeld wel of niet op de operatiekamer komen. Bij een snijdende polikliniek bleek dat 60% van de consulten voor niet operatieve patiënten waren. Met deze informatie kan  per arts vergeleken worden hoeveel pre- en postoperatieve consulten nodig zijn.

Timing…!

Met de consult uitvoeringsdatum is het ook goed mogelijk om allerlei rapportages over timing te maken. De eerste slag is het aantal consulten op de weekdagen, handig voor roosteren en planning. Interessanter is de tijd tussen consulten. Hoe lang zit er gemiddeld tussen een eerste consult en het daaropvolgend herhaalconsult? En hoeveel tijd tussen het eerste consult en bijvoorbeeld de operatie die daarop volgt? En hoe snel komt een patiënt na die operatie weer terug op de polikliniek? Fijn voor patiënten als hier vooraf al een indicatie van de behandelduur gegeven kan worden.

Aan de slag!

Bovenstaande is uitgewerkt in een Excel document wat voor iedereen beschikbaar is. Aanvullingen en vragen zijn welkom!  Klik om het rapport te downloaden.